El estado manual de las operaciones de los corredores de carga en la actualidad
Uno de los desafíos más persistentes a los que se enfrentan los corredores de transporte es el gran volumen de trabajo manual necesario para atender el transporte de sus clientes y comunicarse con los proveedores involucrados en el día a día. En una encuesta reciente de TransporteCaviar De cien corredores de carga, siete de cada diez informaron que la documentación incorrecta o inválida es su mayor problema al procesar las facturas de los transportistas.
La mayoría de los corredores reciben la documentación del transportista a través de una bandeja de entrada de correo electrónico, que sirve para múltiples propósitos, e inevitablemente dedican innumerables horas a revisar los correos electrónicos para mezclar y combinar manualmente los documentos de carga antes de facturar a sus clientes. Hoy en día, los corredores revisan cada detalle de la factura para hacer coincidir los POD con las facturas, las desventajas de tarifas, los accesorios y más, al mismo tiempo que intentan detectar verdaderos problemas y excepciones. Estos tediosos procesos conducen a innumerables ineficiencias en el flujo de trabajo y presentan la oportunidad de que se produzcan errores humanos en ambas partes. En el caso de una disputa sobre facturas, el proceso de resolución también se maneja a través de canales similares de comunicación por correo electrónico/teléfono, lo que puede retrasar los procesos AR/AP, causar frustración adicional al transportista y al corredor, y causar intervención humana adicional innecesaria.
Aquí es donde Epay Manager impulsado por OTR Solutions puede ayudar. Existe una enorme necesidad de automatización en la industria del transporte por carretera para aliviar los procesos manuales ineficientes que prevalecen en todo el espacio; en particular para que los corredores de carga naveguen mejor las relaciones entre transportistas y factores y la facilitación de pagos.
¿Qué es Epay Manager?
Epay Manager, impulsado por OTR Solutions, es una plataforma de facturación y pagos de transportistas basada en la web y diseñada específicamente para la industria de la logística. La automatización avanzada de Epay ayuda a los agentes de transporte a reducir costos y aumentar la eficiencia de sus operaciones administrativas con soluciones innovadoras, al tiempo que proporciona un nuevo nivel de transparencia a los transportistas, factores y transportistas en un portal de gestión de facturas en tiempo real.
Una de las formas clave en que Epay Manager está elevando la automatización en la industria de la logística es a través de una estrategia proactiva. Facturación a prueba de auditoría sistema. Este flujo de trabajo aborda los pagos del transportista utilizando los datos TMS del corredor como fuente de verdad y el desencadenante que inicia el proceso de facturación al generar automáticamente la factura del transportista y solicitar el POD. Actualmente, Epay está integrado con la mayoría de los principales proveedores de TMS de corretaje, como McLeod, Aljex, TAI, TMW y más. La amplia red TMS de Epay, combinada con sus integraciones de incorporación de operadores (RMIS, MyCarrierPortal y Highway) proporcionan automatizaciones de extremo a extremo para sus usuarios.
Una vez entregada la carga, el TMS del corredor envía todos los datos de carga relevantes al sistema Epay Manager, que genera automáticamente la factura del transportista y solicita documentos de carga al transportista o al factor. El equipo administrativo del corredor recibe una alerta cuando los documentos de entrega se envían/emparejan con la carga adecuada y comienzan su revisión. Esto elimina la necesidad de "auditar" al transportista en la carga, el monto que se factura, o que la tarifa concuerde con el POD. Una vez que el corredor aprueba la transacción para el pago, se programa una ACH automáticamente en la fecha de pago acordada. Al automatizar la creación de facturas, la comparación de documentos y los flujos de trabajo de disputas, Epay Manager está revolucionando la experiencia administrativa de los corredores.
Administrador de Epay de un vistazo
- Más de 100,000 operadores y factoresUtilice Epay para facturación y comunicaciones AR
- Millones de transacciones automatizadas anualmente para operaciones de intermediación complejas
- Reducción del 40% al 50% en el costo por carga, entre los usuarios de Epay en promedio
Formas en que Epay Manager está mejorando la automatización en la industria del transporte por carretera
1) Comunicaciones centralizadas dentro de un portal interactivo.
El portal web de Epay Manager permite que un corredor y su operador o socio de factor utilicen un sistema para todas las interacciones posteriores a la entrega. Esto mejora enormemente la precisión de los datos y la eficiencia de los equipos administrativos del corredor. Epay actúa como una plataforma externa donde los transportistas y los factores pueden enviar documentos, resolver disputas y tener una visibilidad de pago incomparable con pistas de auditoría completas para toda la actividad. Como portal basado en web, no es necesario descargar ninguna aplicación o software para realizar un mantenimiento periódico.
2) Automatice la facturación del transportista y acelere la recuperación de POD mediante un flujo de trabajo de facturación de prueba de auditoría.
Este enfoque innovador para la automatización de facturas y el procesamiento de pagos elimina por completo la necesidad de administrar y cotejar los documentos recibidos por correo electrónico. En cambio, el sistema de facturación a prueba de auditorías de Epay se basa en los datos TMS del agente de transporte como única fuente de verdad que garantiza la precisión y mitiga el riesgo. El TMS del corredor activará a Epay para crear la factura del transportista y comunicarse directamente con el transportista para solicitar los documentos de entrega. Este sistema genera una notificación al transportista, acelera enormemente la recopilación de documentos y garantiza la precisión de los documentos presentados. Con este flujo de trabajo acelerado, los agentes pueden procesar de 3 a 5 veces la cantidad de facturas por miembro del equipo.
3) Automatización de facturas de PNL impulsada por IA para eliminar la revisión manual de documentos.
La característica más nueva de Epay, impulsada por OTR Solutions, ofrece a los usuarios acceso exclusivo a una plataforma de automatización de facturas de PNL impulsada por IA y líder en la industria. La automatización de PNL de Epay elimina la tediosa revisión manual de documentos y la detección de problemas al resaltar las excepciones que requieren intervención humana, acelerando los tiempos de procesamiento y cambiando el enfoque de los empleados hacia la verdadera resolución de problemas. Esta plataforma de IA/PNL se ha perfeccionado con millones de facturas, miles de millones en gastos de transporte y cientos de miles de horas de formación humana. En promedio, los corredores de carga que utilizan Epay Observe una reducción del 40 % al 50 % en el costo administrativo por carga en función de las eficiencias creadas por estas automatizaciones.
4) Pagos impecables al operador y resolución de disputas 100% en la plataforma.
Todas las disputas se manejan en la plataforma, brindando total transparencia a ambas partes. Con la comunicación almacenada en la plataforma centralizada, Epay está eliminando con éxito las “integraciones de sillas giratorias” y las comunicaciones inconexas que resultan en horas de productividad perdidas, pagos cortos a los operadores y refacturaciones a los clientes. Cualquier cambio de tarifa en el registro AP se puede aplicar automáticamente al registro AR correspondiente, para una facturación sin errores con su transportista. Todos los cambios se actualizan automáticamente en el TMS del corredor, lo que elimina las posibilidades de error humano y sincroniza verdaderamente su gestión de AP y AR. A través de este proceso automatizado, los agentes de transporte pueden reducir la facturación y liquidación imprecisas hasta en un 99%.
5) Interacciones fluidas con los transportistas con un proceso automatizado de incorporación de transportistas.
Los corredores pueden aprovechar la incorporación automatizada de operadores de Epay a través de integraciones con los principales software de incorporación de terceros, MCP, Highway y RMIS. Dentro del portal, los operadores pueden cargar su información bancaria y mantenerla actualizada, lo que brinda seguridad adicional y garantiza que siempre se les pague en la cuenta correcta. La incorporación de transportistas es muy sencilla: más de 3 100,000 transportistas y factores ya utilizan la plataforma en la actualidad. Epay ha descubierto que, en promedio, el 80% de los socios operadores de corredores ya están configurados y utilizan la plataforma de Epay.
Impacto de la implementación de Epay Manager para corredores de carga
- Aumento de 3 a 5 veces en el procesamiento de facturas por miembro del equipo.
- Reducción del 40-50% en el costo por carga.
- Disminución del 99% en facturación y liquidación inexactas.
Adquisición de Epay Manager por parte de OTR Solutions
Epay Manager se fundó en 2003 y fue adquirida por OTR Solutions en 2024. Fundada por propietarios de flotas y corredores de carga con experiencia, Epay ha perfeccionado continuamente el producto durante los últimos 20 años para satisfacer las necesidades de operaciones de corretaje de todos los tamaños. El sistema de Epay fue creado por personas que conocen profundamente la industria.
La adquisición por parte de OTR Solutions combina la tecnología de gestión de operadores de Epay con el sólido capital de trabajo y el conjunto de soluciones de OTR. Juntos, su objetivo es crear la plataforma de pagos de operadores más completa y atractiva de la industria, una que fomente relaciones positivas y de colaboración con los operadores y convierta el back office en un centro de ganancias.
Primeros pasos con Epay Manager
Los corredores que buscan optimizar y escalar sus operaciones administrativas sin gastar cantidades excesivas de tiempo y dinero en tecnología y personal pueden programa una demostración y comience a procesar facturas en tan solo dos semanas.
Los proveedores de TMS interesados en crear una integración con Epay Manager pueden hacerlo en tan solo 30 días con las API abiertas avanzadas de la plataforma. Los operadores y proveedores de factoring que buscan un corredor en la plataforma Epay Manager pueden simplemente crear una cuenta para aprovechar las ofertas disponibles.